In ufficio, quindi, oltre ad utilizzare un computer o altri dispositivi tecnologici all'avanguardia che consentano di prendere nota delle informazioni con la dovuta precisione, è anche fondamentale disporre di materiale da scrittura come possono essere delle matite HB, o in alternativa, delle portamine per l'ufficio.
Questi strumenti da scrittura offrono l'innegabile vantaggio della semplicità nel cancellare gli errori o le imprecisioni, ma in tante circostanze, la scelta migliore da compiere è quella relativa all'acquisto di penne, anche se queste ultime richiedono l'uso di gomme per l'inchiostro e non assicurino la stessa semplicità nell'eliminare gli errori.